Definir problemas, nuestro punto de partida

Hoy queremos contarte nuestro punto de partida para acercar soluciones innovadoras de proveedores menos tradicionales como las startups o pymes digitales a las administraciones públicas: los problemas.

Podríamos definir los problemas como situaciones no deseadas que impactan negativamente a un colectivo determinado o un ámbito concreto. ¿Qué tiene esto que ver con el espacio govtech? Sencillo, aunque no siempre obvio: en los Laboratorios Govtech empezamos por los problemas y no las soluciones porque, para pilotar y probar si una solución es válida y encaja con lo que necesitamos, en primer lugar debemos identificar esa necesidad o problema. Sin saber qué queremos resolver, no vamos a poder (1) escoger una buena solución para pilotar y (2) luego evaluar si realmente nos ha servido o no.

Sin embargo, ¡no es tan fácil identificar el problema! Desde pequeños, a lo largo de nuestra etapa educativa y luego en la profesional, nos enseñan a resolver problemas y encontrar soluciones, y encima lo más rápido y eficientemente posible. Cuántas veces habremos oído el “tráeme soluciones y no problemas”. ¿Conoces algún premio “al mejor problema”? No nos gusta centrarnos en problemas, sin embargo, es el punto de partida más importante. 

“Si tuviera una hora para resolver un problema, pasaría 55 minutos pensando en el problema y 1 minuto en la solución” - Albert Einstein

En la Administración Pública, tampoco suele ser muy común partir de la definición de problemas. 

• Para empezar, en las escuelas de administración pública y los programas universitarios sobre políticas públicas no abunda la formación en la definición de problemas, pues principalmente se centran en estudiar las herramientas de las que disponemos desde las AAPP para solucionar problemas: políticas públicas, servicios, subsidios, becas, normas y leyes… pero poco o nada de tiempo en aprender a definir bien un problema. 
• Para llevar a cabo una nueva iniciativa en la administración, necesitamos un sinfín de aprobaciones, por ello es mejor coger la vía segura y plantear soluciones ya conocidas como son servicios tradicionales, subsidios, becas, etc. 

• Las AAPP además trabajan con problemas y soluciones que no siempre les afectan directamente, sino a la sociedad. Es más difícil definir un problema que no nos concierne directamente. 

¿Por qué es importante la definición de problema?

¿Por qué insistimos en la necesidad de invertir recursos y tiempo en la definición de problemas? 

Desde un punto de vista de política pública, la definición de problemas es importante porque: 

• Un buen problema atrae una buena solución: Tal y como expone Beth Noveck, profesora de la Northeastern University y directora de The GovLab, en su libro Cómo resolver problemas públicos: “el tiempo que invertimos entendiendo el problema, nos compensa en ahorro de tiempo y reduciendo el riesgo de introducir soluciones caras y poco efectivas.”

• Un problema acotado, permite actuar:  Grandes problemas como el cambio climático, la pobreza o la desigualdad son muy amplios y complejos y enfrentarse a ellos puede ser abrumador. Tanto que nos quedamos paralizados porque no sabemos por dónde empezar a resolverlos. Trocear los problemas y acotarlos nos permiten enfrentarnos y gestionarlos mejor. 

• Permite identificar “el éxito” de la solución: Si definimos correctamente la situación no deseada, podremos describir la situación deseada, es decir, el éxito. Con esto podemos definir indicadores para medir qué no funciona y evaluar cómo la situación ha cambiado. Si no tenemos claro el problema, una vez implementada la solución ¡no sabremos medir si algo ha cambiado y evaluar si ha sido para mejor (o peor)!

¿Cómo definimos un buen problema?

Hemos dicho que no siempre es fácil definir problemas. De hecho, a menudo subestimamos el esfuerzo que requiere la definición de problemas: no es una tarea banal. 

Existen distintos enfoques, metodologías, herramientas y buenas prácticas para definir un problema. Desde Gobe, hemos desarrollado una metodología inspirada en la disciplina de diseño de servicios, que incorporamos en la primera fase de los Laboratorios Govtech. Este trabajo es fruto del estudio y experimentación del equipo del PublicTech Lab del IE de la mano de Beatriz Belmonte, y desde GOBE con expertos en el diseño como Eduardo Lacal y Ester Serraz. Queremos seguir evolucionando y repensando la metodología con todas las instituciones con las que trabajamos e incorporando nuevos enfoques como la comunicación y los datos. 

Queremos dejaros 5 ideas de buenas prácticas para que podáis aplicarlas si os animáis en la definición de retos. 

• Incorpora la visión y experiencia de distintos grupos afectados: no podemos quedarnos únicamente con nuestra percepción o visión de la situación. Es importante incorporar el punto de vista de los distintos grupos e intereses. 
• Apoyarse en en datos, documentación y revisión de la evidencia: Las experiencias de las personas (trabajadores y ciudadanía) son muy relevantes, sin embargo es necesario contrastarlas con datos y documentación. 

• Los datos nos permiten cuantificar la magnitud del problema, examinar su alcance, etc. 
• La revisión de la evidencia: ¿qué se ha hecho ya? ¿Qué ha funcionado? A veces no es necesario reinventar la rueda, podemos probar algo que haya funcionado en otro lugar similar al nuestro. 

• Incorporar a expertos de distintas disciplinas para ver el problema desde distintos ángulos: Explorar el problema desde distintos ángulos nos puede ayudar a identificar mejor la causa verdadera del problema y así encontrar una solución más adecuada. 

• Romper el problema para llegar a problemas más pequeños y accionables: La idea importante aquí es la accionabilidad, que podamos activarnos para resolverlo.

“La definición del problema es el proceso de reducir un problema a un problema más pequeño que se pueda accionar más fácilmente mediante la hipótesis de por qué ocurre un problema y la identificación de sus causas fundamentales.” - Beth Noveck

• No confundir entre causa y síntoma: a menudo, cuando nos ponemos a investigar lo primero que encontramos son los síntomas del problema. Vale la pena seguir indagando hasta encontrar la verdadera causa. De lo contrario, nuestras soluciones serán parches a síntomas y no resolverán la raíz del problema. 

Si has llegado hasta aquí y te interesa saber más sobre esta práctica, te recomendamos los siguientes recursos: 

• La plataforma de Solving Public Problems: encontrarás artículos, ejercicios, vídeos: https://solvingpublicproblems.org/
• Manuales y casos de estudio de OCDE-Observatory of Public Sector Innovation: https://oecd-opsi.org/guide/problem-solving-approach/