5 laboratorios y proyectos de innovación abierta govtech: ¿Qué hemos aprendido?

Desde que Gobe comenzó a andar en la primavera del 2022, hemos levantado 2 Laboratorios Govtech, 3 proyectos de innovación abierta govtech, 3 informes govtech de la mano de instituciones como la Diputación Foral de Bizkaia, la Comunidad de Madrid, el Gobierno Vasco, el Ayuntamiento de Madrid, la Comisión Europea y CAF-Banco de Desarrollo de América Latina. Entre todos suman más de 30 retos, más de 600 propuestas de startups recibidas y 3 pilotos finalizados y 15 en marcha. 

Durante estos casi 2 años de rodaje, hemos ido perfeccionando nuestra propia metodología govtech, que parte de los procesos de innovación abierta e incorpora el diseño de servicios y un scouting de startups y pymes con productos que pueden impactar en el sector público. También nos hemos llevado grandes aprendizajes sobre las oportunidades y los retos que plantean estos procesos y quiero compartiros 3 de ellos:

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1. La definición de problemas: espacio de reflexión y apertura de nuevas vías de solución.

Aquí os contamos la importancia de definir buenos problemas para los laboratorios govtech y para la innovación en general: Una buena definición del problema atrae una buena solución. Trabajamos directamente con los departamentos, para abrir el problema, investigar sus causas y descomponerlo, transformándolo de un amplio problema original a varios retos más acotados, con las causas claramente identificadas y sobre todo accionables.

Durante estos dos años, hemos constatado de forma continuada los siguientes beneficios para los equipos de reto: 

• Espacio para Reflexión: Las urgencias del día a día nos limitan la visión de los problemas. Los equipos han valorado muy positivamente tener un espacio y metodología para reflexionar sobre sus problemas y sobre sus causas.  
• Orden y Claridad: El feedback principal que hemos recibido por parte de los equipos podría resumirse en la siguiente frase: “Creíamos que éramos conscientes de nuestros problemas, pero ahora los tenemos ordenados sabemos por dónde empezar.” 
• Retos acotados, accionables y con distintas vías de solución: el proceso culmina con la identificación de hasta cuatro retos, aunque sólo uno es seleccionado para el proceso de innovación abierta govtech. Sin embargo, tener identificados otros 3 retos acotados y accionables, aunque despriorizados para govtech, les abre la puerta a identificar otras vías de solución: bien con desarrollos internos por parte de la empresa pública de tecnología, con uno de los grandes proveedores de tecnología, o bien no se trata tanto de un problema tecnológico sino que tiene mucho de rediseñar el servicio. 

2. Pilotos govtech: una oportunidad para repensar el servicio. 

Con los primeros pilotos de soluciones govtech comprendimos que el diseño de servicios no era solo sumamente importante en la definición del reto, sino también a la hora de pilotar y sobre todo escalar una solución. 

La incorporación de una nueva solución digital a nuestro servicio implica un impacto completo en la forma de trabajar, planteando preguntas como: ¿Debe cambiar la forma en la que se organiza el equipo? ¿Debemos pensar en nuevos roles? ¿Van a aparecer nuevos procesos? ¿Cómo va a ser la nueva experiencia del usuario interno o externo? En definitiva, en el servicio que ofrecemos. 

Decidimos incorporar esta reflexión mediante la herramienta de Service Blueprint en la Sesión de Aprendizajes del cierre del piloto. ¿El resultado? Los equipos identifican qué cambios han realizado en su forma de trabajar y consideran positivos y las situaciones que desearían gestionar de manera diferente. 

Evidentemente, el rediseño de un servicio es un trabajo que requiere de más recursos y tiempo, pero el mero hecho de incluir esta reflexión final les proporcionó una visualización del trabajo realizado y claves para avanzar en el escalado de la solución. Como describió un compañero “descubrir dónde petarían las costuras si escalamos esta solución”. 

3. Activación de la relación con el equipo de digitalización y áreas de gobierno, y en su caso, empresa pública de tecnología.

Los distintos departamentos o equipos de negocio de una institución pública a menudo sienten que sus necesidades digitales no son prioritarias para los equipos de digitalización o en su caso la la empresa pública de tecnología asociada, y dependen de estos últimos, a pesar de que no siempre comprende completamente sus necesidades.

A lo largo de dos años, hemos observado que los procesos de innovación abierta activan la relación entre los departamentos y la empresa de tecnología de la siguiente manera: 

• Optimización de la demanda de tecnología: Los equipos de negocio tienen más ordenadas y estructuradas sus necesidades a raíz del proceso de definición de retos, por lo que mejora su interlocución y demanda de soluciones a la empresa de tecnología. 
• Aprendizajes de los pilotos: los equipos han podido experimentar con soluciones reales, identificando qué funcionalidades son más útiles y proporcionando información clave para informar la demanda futura de tecnología canalizada a través de la empresa pública de tecnología.

Finalmente, incluir a una persona de esta empresa de tecnología en el equipo de reto para que participe en todas las fases del proceso de innovación abierta ha resultado muy positivo a la hora de fortalecer esa relación.

Estos han 3 principales aprendizajes sobre los procesos de innovación abierta govtech en estos primeros dos años de andadura. Y es que pensamos que los años de experiencia sólo aportan si nos enfocamos en aprender, iterar y mejorar nuestra metodología y procesos para favorecer una digitalización de la Administración que impacte positivamente en la vida de las personas. 

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